১৪: মিটিং (১৫ নভেম্বর ২০১৯)
তারিখ: ১৫ নভেম্বর ২০১৯)
প্রোজেক্টের বিভিন্ন কাজে মিটিং বা সভা করা খুব প্রয়োজন হয়ে পড়ে এবং যে কোন প্রোজেক্টে একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ হল মিটিং। তাই মিটিং এর জন্য গুরুত্বপূর্ণ কিছু জিনিস জানা খুব জরুরী। প্রোজেক্ট এর সাথে সংযুক্ত সদস্যরা কিভাবে একটি মিটিংকে আরো বেশী অর্থবহ করে তুলতে পারে সেই ব্যাপারটি এইখানে আলোচনা করব।
আলোচনার আগে প্রস্তুতি
যে কোন আলোচনার আগে আমাদের আগে থেকেই প্রস্তুতি নিয়ে যাওয়া প্রয়োজন। একদিন আমাদের প্রতিষ্ঠানের CEO সাথে আলোচনা হচ্ছিল কিভাবে আমরা আরো সফলভাবে আমাদের লক্ষ্যে পৌঁছতে পারি, তখন তিনি বলছিলেন যে আমরা যদি আগে থেকেই আমাদের আলোচনার প্রস্তুতি নিয়ে রাখি তবে ব্যাপারটা অনেক সফল হয়।
আলোচনা আগে কি নিয়ে আলোচনা করবো তার একটি ড্রাফট
মিটিং এর খরচ
একটি মিটিংয়ে যেহেতু কয়েকজন একত্রিত হয়ে কিছু বিষয় নিয়ে আলোচনা করে, সেই মানুষগুলির সময়ের মূল্য রয়েছে। তারা যে প্রতিষ্ঠানে কাজ করছে, সেই প্রতিষ্ঠান তাদের বেতনভাতা প্রদান করছে তাদেরকে কোন বিশেষ কাজ করানোর জন্য । তাই সেই সমস্ত মানুষকে যখন কোন মিটিং এ সংযুক্ত করতে হবে তখন প্রোজেক্ট ম্যানেজারের জানা প্রয়োজন যে সেই মিটিং এর জন্য "খরচ" রয়েছে। আপক্ষিকভাবে সেই খরচগুলি চোখে নাও পড়তে পারে। কিন্তু সেই খরচগুলির অস্তিত্ব অস্বিকার করার উপায় নেই। আমি ম্যানেজার, আমি যা বলব, তা আপনাদের শুনতে হবে। মিটিং এ আসতে হবে - এই ধরনের মনভাব দূর করা দরকার। তাই মিটিং এর আয়োজন করার আগে সেই মিটিংটির গুরুত্ব কতখানি রয়েছে তা নিরুপন করা খুব প্রয়োজন। যদি ফোন বা ইমেইলেই সেই মিটিংটি শেষ করা সম্ভব হয়, তবে সেটি করা প্রয়োজন। তবে মিটিং যে করা যাবেনা, সেটি আমি বলছিনা। মিটিং এর প্রয়োজন হলে আবশ্যই আমরা মিটিং করব, তবে অপ্রয়োজনী হলে কিংবা ফোনে ব্যাপারটি সেরে ফেলাগেলে সেই মিটিং এর খরচটি আমরা এড়িয়ে যেতে পারব।
মিটিং এ অপ্রয়োজনীয় লোকজনদের ডাকবেন না:
একটি মিটিং এ যে সমস্ত লোকজনদের আপনি ডাকবেন তাতের উপস্থিতি কতটুকু দরকার তা মিটিং এর আগে নির্ধারণ করে নিন। যদি কোন সদস্যদের থাকার কোন প্রয়োজন না দেখেন তবে তাকে মিটিংয়ে নিয়ে আনার প্রয়োজন নেই। মিটিং এ ভূমিকা রাখবে, তার কোন কমেন্ট বা মনভাব জানা একান্ত প্রয়োজন সেই ক্ষেত্রেই মিটিং এ তাকে ডাকুন। মিটিং এর সিদ্ধান্ত কাউকে জানোনার প্রয়োজন হলে তা লিপিব্ধ করে ইমেইলে পাঠিয়ে দিন। Eric Matson (একটু পরিচয় লিখতে হবে) মিটিং এর ৭টি অপরাধ নিম্নভাবে ব্যাখ্যা করেছিলেন। ১. মিটিংকে মানুষেরা গুরুত্বসহকারে নেয় না। তারা দেরীতে মিটিং এ আসে, শেষ করার আগেই চলে যায়, ২. দীর্ঘ সময় ধরে মিটিং চলে। অর্ধেক সময়েই সেই মিটিংটি শেষ করা সম্ভব। ৩. একটি টপিকে ফোকাস না থেকে, বিভিন্ন টপিক সমন্ধে এলোমেলা কথা লিখে। ৪. মিটিং এর পরে কিছুই ঘটেনা। মিটিং এ নেয়া সিদ্ধান্তগুলি বাস্তবে রূপ নেয় না। ৫. মানুষেরা সত্যি কথা বলেনা। এড়িয়ে যায় তার নিজস্ব দৃষ্টিভঙ্গি তুলে ধরতে। ৬. মিটিং এ কোন সিদ্ধান্ত নেয়া সম্ভব হয় না। কোন তথ্য না থাকা বা তার দায়িত্বে যে আছে তার অনুপস্থতির কারণে এমনটি হয়। ৭. মিটিংগুলিতে একই ভুলের পুনরাবৃত্তি হতেই থাকে।
ভালো মিটিং এর বৈশিষ্টগুলি
-
**নির্দিষ্ট সময়ে শুরু হবে: **সবাই আসুক কিংবা না আসুক, মিটিং যে সময়ে ডাকা হয়েছে সেই সময়েই শুরু হবে। এমনকি মিটিং এর মূল চেয়ারপার্সন না আসলেও অন্য কেউ সেই জায়গার নেতৃত্ব দিয়ে নির্দিষ্ট সময়েই মিটিং শুরু হবে।
-
স্বল্প সময়েই হবে: একটি মিটিং যত সল্প সময়ে সম্ভব সেইদিকে মনোযোগ দিতে হবে। সাধারণত ১ ঘন্টার বেশী মিটিং করা উচিত নয়। একটি মিটিংয়ে সদস্যদের মনযোগ এত ব্যহত হয়। তবে কিছু সময় পণ্য তৈরী করার জন্য দীর্ঘ মিটিং বা আলোচনার প্রয়োজন হয়, সেই সময়ও চেষ্টা করা প্রয়োজন যেন স্বল্প সময়ে সেটি শেষ হয়। মিটিং এ যেহেতু আমরা কোন সদস্যদের সময়কে ব্লক করে রাখি, তার মূল কাজগুলি করতে ব্যবহ করি, তাই মিটিংয়ের সময় স্বল্প হবার প্রতি নজর দেয়া প্রয়োজন।
-
নির্দিস্ট সময়ে মিটিং শেষ হবে: একটি মিটিং ডাকার সময় মিটিং এর শুরু ও শেষ যেন সুনির্দিষ্ট করা থাকে এবং সেই সময়েই যেন শেষ হয়।
-
নির্দিষ্ট বিষয়ের প্রতি ফোকাস থাকা: মিটিংটি যিনি আয়োজন করছেন তিনি মিটিং এর সদস্যদের আগে থেকেই জানিয়ে দিবেন কি কি বিষয় নিয়ে আলোচনা করবেন। এবং তার লক্ষ্য থাকবে যেন মিটিং এ সমস্ত বিষয়গুলি নিয়েই আলোচনা করা হয়। মিটিং এর শেষে যেন মনে না হয়, ইস এটি নিয়ে আলোচনা করার প্রয়োজন ছিল কিংবা এই বিষয়টি উপস্থাপন করতে ভুলে গেছি।
-
**মিটিং এর সিদ্ধান্ত ও একশন বিষয়গুলি: **মিটিংয়ে সবাই মিলে আলোচনা করে যে সিদ্ধান্তগুলো নেয়া হল তা লিপিবদ্ধ করতে হবে। কোন বিষয়ে পরবর্তিতে করনীয় কাজগুলোর তালিকা (action items) তৈরী করতে হবে।
-
**সংশ্লিষ্ট তথ্য প্রস্তুত করা: **অনেক সময় মিটিং এ কোন বিষয় নিয়ে আলোচনা করার জন্য সেটি সম্পর্কিত তথ্য প্রয়োজন হয়। মিটিং শুরু করার আগে আয়োজক অবশ্যই তা যেন প্রস্তুত করে রাখেন। যদি তা সদস্যদের মধ্যে কপি করে বিতরণ করার প্রয়োজন হয় তবে সেটি কপি করে রাখতে হবে। একটি মিটিং সফল হবার জন্য আয়োজকের ভূমিকা অনেক বেশী।
-
**সারমর্ম করা: **মিটিং শেষ করার আগে আয়োজক পুনরায় মিটিংটির সারমর্ম করে সদস্যদের জানাবেন। প্রতিটি মিটিং সুন্দর করে মূলবিষয় গুলো লিখিত হওয়া প্রয়োজন, আমরা এটিকে মিটিং মিনিটস (meeting minutes) বলি।
-
**মিটিং লিপিবদ্ধ : **মিটিং মিনিটস মিটিং এর আলোচিত বিষয়গুলি সুন্দর করে লিপিবদ্ধ করে রাখা প্রয়োজন। বিস্তারিত না হলেও অন্তত মূল যে সমস্ত বিষয়গুলো নিয়ে আলোচনা হয়েছে এবং যে সিদ্ধান্তগুলো নেয়া হয়েছে তা লিপিবদ্ধ করে রাখার প্রয়োজন। আয়োজক প্রথমেই দায়িত্ব দিয়ে দিবেন কে এই লিপিবদ্ধ এর কাজটি করবেন। সুন্দর করে মিটিং মিনিটস লিপিবদ্ধ করে রাখা একটি আর্ট এবং তা ভবিষ্যতে মিটিংএর ফলাফল হিসাবেই বিবেচিত হয়।
একটি ব্যক্তিগত অভিজ্ঞতা এইখানে শেয়ার করি। আমার একটি টিম ভিয়েতনামে কাজ করছিল। কিন্তু টিমের কাজ খুব ভালোমতন এগুচ্ছিল না। প্রতি সপ্তাহেই তারা ম্যানেজারের সাথে মিটিং করে, সেখানে টিমের সদস্যরা তাদের কাজের আপডেট দেয়। কেন টিম ভালোমত প্রজেক্টটিকে সমাপ্তের দিকে নিতে পারছিলনা তা আমরা যাচাই করার জন্য ভিয়েতনামের সেই টিমের সাথে কিছুদিন কাজ করি। আমি তখন এজাইল এ স্ক্রামের ফ্রেমওয়ার্ক দিয়ে টিমকে পরিচালিত করছিলাম। কিছুদিন থাকার পরে মূল সমস্যাটি বুঝতে পারলাম যে তারা মিটিং করতো কিন্তু সেই মিটিংটির বিস্তারিত কোথাও লিপিবব্ধ করে রাখা হোতনা। কি সিদ্ধান্ত নেয়া হত তা জানা যেতে না, একশন আইটেম গুলি সদস্যরা সঠিকভাবে জানতো না। তাই টিমের কাজগুলিও ভালোমতন এগিয়ে যেতনা। তাই মিটিং এর লিপিবদ্ধ করে রাখা খুব প্রয়োজন। কেউ কোন কাজ করবার (টাস্ক) সিদ্ধান্ত নিলে, সে কাজের ব্যপারে ফলোআপ করতে হবে। আর মিটিং এ লিপিবদ্ধ থাকলে সবাই তাদের কাজের ব্যাপারে কমিটমেন্ট হবে।
মিটিং লিপিবদ্ধের বিষয়
-
মিটিং এর টাইটেল বা টপিক: কি নিয়ে আলোচনা করা হল তা যেন বোঝা যায় এটি পড়ে।
-
মিটিং এর তারিখ ও সময়: কখন শুরু হয়ে কখন শেষ হল।
-
উপস্থিত সদস্যগণ: সেই মিটিং কারা উপস্থিত ছিলেন
-
আলোচিত বিষয়সমূহ: পয়েন্ট আকারে লেখা যায়, কিংবা বিস্তারিত লেখা যায়। দুইধরনের স্টাইলই বহুলভাবে ব্যবহৃত হয়।
-
সিদ্ধান্ত সমূহ: কে কোন কাজ করবে যাকে আমরা action points বলি। পরবর্তি মিটিং এর সময় ও স্থান: এর ফলোআপ হিসাবে কখন পরিবর্তিতে মিটিং হবে, সেটির সিদ্ধান্ত নেয়া প্রয়োজন এবং লিপিবদ্ধ করে রাখা প্রয়োজন।
বর্তমানে মিটিং এর লিপিবদ্ধ কপি ইমেইল বা অন্য কোন পদ্ধতিতে সবার সাথে শেয়ার করবেন। অবার অনেক প্রতিষ্ঠানে অনলাইনেই গুগল ডকুমেন্ট, মাইক্রোসফট লাইভ বা ড্রপবক্সের পেপার ব্যবহার করে সবাই মিলে লিপিবদ্ধ করে মতামত দেবারও সুযোগ হয়ে থাকে। এছাড়া অনেক প্রতিষ্ঠানে মিটিং এর মিনিটস সংরক্ষণ করার জন্য উইকি (wiki) এর ব্যবহার হয়। ক্ষেত্রে বিশেষে এই টুলস গুলি বিভিন্ন হয়ে থাকলেও সবথেকে গুরুত্বপূর্ণ হল মিটিং এর আলোচনার বিষয়গুলি সংরক্ষণ করা।
মিটিং মিনিটস এর জন্য নিচের টুলসগুলি পরিচিত: https://docs.google.com/
Published on 15 Nov 2019