বিব্রত ইমেইল নিয়ে সতর্ক হোন

আপনাদের এমন কখনও কি হয়েছে বেশ কয়েকটি চিঠি লিখে চিঠি খামে ঢুকাতে যেয়ে ভুল ঠিকানায় ভুল চিঠিটি পাঠিয়েছেন। ছেলেবেলায় একবার বাবাকে চিঠি লিখে তা খালুর ঠিকানায় পাঠিয়ে মারাত্মক বিব্রতকর অবস্থার মুখোমুখি হতে হয়েছিল। যদিও তেমন আহামরি বিপদ হয়নি কিন্তু কল্পনা করুন তো একবার যদি ভুলে আপনি প্রেমিকাকে লেখা চিঠি পাঠিয়ে দিন আপনার বাবার ঠিকানায়। তাহলে তা শুধু বিব্রত হওয়াই হত না আরো অনেক কিছুই কপালে হয়তো থাকতো।

কিন্তু আমাদের বর্তমান যুগে সেই চিঠির পাশাপাশি ইমেইল এসেছে। আর ইমেইলের ক্ষেত্রেও এমন ভুলটি কিন্তু হতে পারে। আর সেইরকম একটা ঘটনা ঘটে গেল আমার এক বন্ধুর ইমেইলে। সে মেইল গ্রুপে (যেখানে একটা মেইল একসাথে সবাই পায়) সেইরকম মেইল গ্রুপে মেইল পাঠিয়ে এইরকম বিব্রত অবস্থায় পড়েছিল। সে মেইল গ্রুপে তার এক সিনিয়রকে মেইল পাঠানোর সময় ভুল করে এক বন্ধুর মেইলের কিছু অংশ পাঠিয়ে দিয়েছিল যেখানে সেই বন্ধুর অনেক ব্যক্তিগত ও বন্ধুসুলভ কথা ছিল যা আর দশ পাঁচজনের না জানাই ভালো। আর নজরুলের লিচু চোরের মত অবস্থা পড়বি পড় মালির ঘাড়ে। সেই মেইল গ্রুপে বন্ধুটাও ছিল। সে যখন জানতে পারল যে তার ব্যক্তিগত চিঠি এইভাবে সব জায়গায় চলে গেছে তখন স্বাভাবিক ভাবেই বন্ধুটির উপর মহা ক্ষেপা। আর বন্ধুটা একটা মারাত্মক বিব্রত অবস্থায় পড়ে গিয়েছিল।

কেন এমনটি হয়েছিল?

আমরা সাধারণত যখন কারো মেইলের উত্তর দেই তখন সাধারণত রিপ্লাই বোতামটা দিয়েই বেশি কাজ করি। ফলে সেই ঠিকানাটি আর কষ্ট করে টাইপ করতে হয় না। আবার অনেক সময় তার মেইলের অংশগুলি ব্যবহার করি উত্তর দেওয়ার জন্য যা সাইট মেসেজ হিসাবে পরিচিত। কিন্তু এটার ফলে সাধারণত মেইলের কথাগুলি সেই রিপ্লাই মেইলের নিচে চলে আসে। প্রাথমিক ভাবে যে ডিফল্ট সেটিং থাকে তাতে বেশিরভাগ সময়ই এমনটি থাকে। তবে এই ডিফল্ট সেটিং কে পরে পরিবর্তন করা যায়। আমার বন্ধুটি ইয়াহু মেইল ব্যবহার করত। অত সব না খেয়াল করেই সে রিপ্লাই বোতামটি চেপে মেইলটা লিখেছিল। সে খেয়াল করে দেখেনি যে তার মেইলের নীচে অনেক গোপন কথা থেকে গেছে।

মেইল পাঠানোর আগে একটু সতর্ক হন:

১. টু, সিসি, বিসিসি তে কাকে কাকে পাঠাচ্ছেন তা ভালোমত চেক করে নিন। বিসিসি (ব্লাইন্ড কার্বন কপি) তে কাউকে পাঠালে সে জানতে পারবে মেইলটি কার কার কাছে যাচ্ছে। কিন্তু টু কিংবা সিসি এর কেউই বিসিসির প্রাপকের নাম জানতে পারবে না। তাই মেইলের এই অংশগুলি ভালো মত চেক করে নিন।

২. মেইল পাঠানোর আগে মেইল বডিতে দেখুন কি কি লিখেছেন আর কি কি তাতে থাকছে। অপ্রয়োজনীয় অংশটুকু কেটে দিন। অনেক মেইল গ্রুপের মেইলের নিচে কিছু বিজ্ঞাপন থাকে তা মুছে ফেলুন।

৩. রিপ্লাই বোতাম দিয়ে মেইলের রিপ্লাই লেখার সময় একটু সতর্ক হন।

৪. মেইলের এটাচড ফাইল হিসাবে আপনি যদি কোন কিছু পাঠান তবে দেখে নিন কি কি ফাইল তাতে পাঠাচ্ছেন। অনেক সময় ফাইলের শর্টকাট থাকে সেটা পাঠালে মূল ফাইলটা যাবে না।

৫. কোন ভাইরাস প্রভাবিত ফাইল পাঠাচ্ছেন কি? পাঠানোর আগে কোন ভাইরাস চেকার দিয়ে তা চেক করে নিন।

৬. মেইল ফরওয়ার্ড করার সময় প্রাপকগুলি ভালো মত চেক করে নিন।

৭. বর্তমানে বেশিরভাগ মেইল প্রোগ্রামে স্পেল চেকার থাকে। পাঠানোর আগে একবার স্পেল চেক করে নিন।

৮. কারো উপর রাগ করে রাগের মাথায় কোন মেইল লিখবেন না। একবার মেইল সেন্ড করা হয়ে গেলে তা ফিরিয়ে আনা যাবে না তাই মেইল সেন্ড করার আগে আরেকবার চোখ বুলিয়ে নিন।

বিসিসি (ব্লাইন্ড কার্বন কপি) সম্পর্কে একটি গুরুত্বপূর্ণ পরামর্শ:

যদি আপনি অনেকজনকে একই ইমেইল বারবার না পাঠিয়ে একবারই পাঠাতে চান কিন্তু একে অপরকে ইমেইল নম্বর জানাতে চান না কিংবা জানাতে চান না কাদের কাছে ইমেইলটি পাঠাচ্ছেন তবে এই বিসিসি ব্যবহার করুন। এর ফলে যারা যারা বিসিসি ইমেইল পাবে তারা একে অপরের কাছে থেকে অদৃশ্য থেকে যাবে ইমেইল নম্বরটি জানতে পারবে না।

ডিজিটাল যুগে সচেতনতার প্রয়োজনীয়তা:

আমরা বর্তমানে ডিজিটাল জগতে প্রবেশ করেছি। আমাদের চারদিকে সবকিছুতেই এই ডিজিটালের ছোঁয়া লাগছে। আগে যেখানে অ্যানালগ ভিডিও ছিল সেখানে আসছে ডিভিডি ও ভিসিডি। আগে যে অ্যানালগ ক্যামেরা ছিল তার জায়গায় আসছে ডিজিটাল ক্যামেরা আর আমরা অনেকেই বর্তমানে ছবি মেইলে কাউকে পাঠাচ্ছি। ভুল ছবি ভুল জায়গায় পাঠিয়ে বিব্রতকর অবস্থায় না পড়াই ভালো। তাই মেইল নিয়ে একটু সতর্ক হন যেন বিব্রত না হতে হয়।