টিম ওয়ার্ক: দৈনিক নোট

আমাদের টিমে যারা কাজ করেন তাদের জন্য সকালে ও রাতে একটি রিপোর্ট জমা দিতে হয়। সেই রিপোর্ট ওর গুরুত্ব ও ফরম্যাট নিয়ে এই নোটটি লিখলাম। সকালের প্লানিং একটি জিনিসকে আমরা তখনই সফল করতে পারবো যখন আমরা তার জন্য সঠিকভাবে প্লান করতো পারবো। দিনে আমি কি কি করতে চাই, এবং কি লক্ষ্যে পৌছতে চাই, তার জন্য প্রয়োজন ভালো প্লান। বিশেষ করে আমাদের মতন ভার্চুয়াল ওয়ার্ক-স্পেসে যারা কাজ করেন তাদের জন্য এই প্লানিং টা প্রয়োজন। প্লান না করালে যেটি হবে তা হল, আপনার কাছে যে কাজ আসবে তখন সেই কাজটি করবেন।

কাজগুলো আপনাকে নিয়ন্ত্রণ করবে। আপনি কাজগুলোকে নিয়ন্ত্রণ করে লক্ষ্যে পৌছতে পারবেন না।

এটির ফরম্যাট হল,

১. কি লক্ষ্য আপনার? কেন?
২. কি করে সেই লক্ষ্যকে পূরণ করবেন?
৩. KPI

KPI কি?

A Key Performance Indicator is a measurable value that demonstrates how effectively a company is achieving key business objectives. উদাহরণ হল, আরও ক্লাইন্ট পাবার জন্য জাপানের ২০ জন কাস্টোমারদের পুনরায় যোগাযোগ করে ১০ জন কাস্টোমারকে পেইড মেম্বার হিসাবে নিয়ে আনবো। লক্ষ্য করুন এইখানে উপরের তিনটি অংশই আমরা বর্ণনা করতে পেরেছি।

রাতের রিপোর্ট:

এটি সারা দিনে সকালের প্লানের সাথে কতটুকু সামঞ্জস্য হল হল তা বর্ণনা করবো। উদাহরণ:

আজকে ১৮ জন জাপানের পুরানো কাস্টোমারের সাথে যোগাযোগ করে ১২ জনকে পেইড মেম্বার হিসাবে নিতে পেরেছি।
নতুন কাস্টোমার পাবার জন্য ১২ টি কমেন্ট দেয়া লোকজনের সাথে যোগাযোগ করেছি।
আমাদের সার্ভিস পরিচয় করে দেবার জন্য আমার ফেসবুকের ২০ টি গ্রুপে পোস্ট করে ২৩০ জন সেই পোস্টটি দেখেছে। রাতের রিপোর্টে লক্ষ্য এর সাথে সামঞ্জস্য রেখে কিছু কাজ করা হয়েছে যার বর্ণনাগুলি পরিমাপ করা যাবে তেমন সংখ্যা দিয়ে বর্ণনা করা হয়েছে।

রিপোর্ট সংক্রান্ত কিছু টিপস

সংখ্যা উল্লেখ করুন: অনেক জনের সাথে কথা বলেছি --> না বলে বলুন কি লক্ষ্যে কি করেছেন যা পরিমাপ করা যায়।
কি লক্ষ্যে কাজ করেছেন তা উল্লেখ করুন। লক্ষ্য বিহীন কোন কাজ করবেন না। কাজটি করার আগে ভাবুন কি লক্ষ্যে এটি করছেন? রিপোর্ট মানে আপনার ম্যানেজারকে খুশি করছেন তা কিন্তু নয়।

নিজেই নিজেকে পরিচালনা করার জন্য একটি উপায়। ভার্চুয়াল কাজ যেখানে কোন ম্যানেজার আপনাকে পর্যবেক্ষণ করছেন না। সেই ক্ষেত্রে ব্যক্তিগত ডিসিপ্লিন নিয়ে আনার জন্য এই ধরনের রিপোর্ট অনেক কাজ করে।

২ জুলাই ২০২০